একেবারে সংক্ষেপে যদি বলা যায়, ভাল Email-এর characteristics (বৈশিষ্ট্য):
- Subject line clear হবে, অর্থাৎ Email-এর বিষয় কী? তা খুবই clear থাকবে।
- যাকে Email করছেন, তাকে খুব appropriately (সঠিকভাবে) address(সম্বোধন) করুন।
- Email-এর body হবে concise (সংক্ষিপ্ত ও সারবস্তু সম্বলিত)
- Appropriate ending(সঠিকপরিসমাপ্তি)
Word choice, grammar, expression use – এগুলি খুবই important বিষয়।
অনেক সময় আমরা তাড়াহুড়া করে Email পাঠিয়ে দিই। পরে নিজের চোখেই ধরা পড়ে যে mistake (ভুল) না, blunder (serious mistake) হয়ে গেছে!
Email লেখা শেষে পুরো Email-টা at least দু’বার পড়ুন। Official, বিশেষ করে যদি important কোন Email হয়, তাহলে কাউকে দিয়ে অন্তত একবার review করান। দেখবেন ভুল ধরা পড়বে, শুদ্ধ্রাতেও পারবেন আর কাজের মানও (standard of work) বাড়বে অনেক!